Mengirimkan surel permohonan magang yang efisien serta bertutur kata sopan merupakan suatu keahlian vital yang dapat memperluas jalan karir Anda. Sebagai tahap awal guna mengembangkan ikatan kerja formal, surat elektronik itu perlu mencerminkan tekad, ketertarikan, serta persiapan diri Anda untuk memberikan sumbangsih.
Di era yang selalu Bergerak ini, bagaimana Anda menyampaikan maksud lewat surel dapat menciptakan impresi awal yang mendalam. Oleh karena itu, di bawah ini terdapat sejumlah saran yang mungkin berguna dalam penulisan surat elektronik tersebut.
email permintaan magang
Yang mencolok perhatian dan meningkatkan kesempatan untuk diterima. Ayo simak!
1. Pakai topik email yang jernih dan profesional
Judul surel merupakan bagian awal yang terlihat oleh penerima, sehingga penting untuk menyusunnya dengan singkat tetapi cukup berinformasi. Jauhi penggunaan frasa standar seperti “Permisi” atau “Halo”, karena kurang menjelaskan isi secara spesifik. Lebih baik gunakan judul yang langsung menggambarkan tujuan Anda, misalnya: “Usulan Praktek Kerja – Mahasiswa dari [Nama Kampus]” atau “[Nama Instansi]: Minat Saya dalam Program Internship – Nama Anda”.
Topik semacam itu akan membuat penerima dengan mudah menentukan kategori dan memahami konten surel tersebut meskipun belum dibuka. Struktur yang tertata baik dan profesional dapat secara instan menyampaikan tingkat ke seriusan serta ketelitian Anda mulai dari awal.
2. Mulai dengan sapaan yang ramah serta sesuai adat
Memulai surat elektronik dengan sapaan yang tepat mencerminkan tata krama dan keprofesionalan. Ucapan semacam “Yth. Bapak/Ibu [Nama Keluarga]” atau “Yth. Prof. [Nama]” merupakan ungkapan hormat yang lazim digunakan dalam lingkungan akademis maupun pekerjaan. Apabila Anda belum memastikan gelar atau gender penerima, lebih baik menggunakan “Yth. [Nama Depan Nama Belakang]” agar terhindar dari kesalahan.
Jauhi penggunaan sapaan yang terlalu informal semacam “Hai” atau “Bro/Sis”, karena bisa dianggap kurang profesional. Letakkan ucapan selamat dengan benar agar menunjukkan betapa cermatnya Anda telah mengumpulkan informasi tentang pihak yang akan diajak berkomunikasi. Itu merupakan tahap kecil tapi signifikan untuk mendirikan suatu interaksi yang efektif.
3. Perkenalkan dirimu dengan ringkas namun jelas
Setelah menyampaikan salam, segera perkenalkan diri Anda dengan cara yang padat namun memberikan informasi penting. Sertakan nama lengkap, universitas tempat belajar, program studi, dan semester atau tahun akademik terkini. Bila ada ikatan tertentu antara Anda dan pihak penerima pesan—seperti status sebagai alumnus, teman keluarga, atau pertemuan di suatu acara—jelaskan singkat mengenai hal tersebut.
Ini dapat menumbuhkannya dalam keyakinan serta meningkatkan peluangnya untuk merespons. Semakin cepat dan jelas Anda menyampaikan diri Anda, akan lebih mudah bagi penerimanya untuk mengerti latar belakang dari permohonan Anda.
4. Ungkapkan keinginanmu dengan jelas dan terperinci
Bagian ini sangat krusial untuk memperlihatkan bahwa Anda tidak sedang mengirim email secara berantai. Ungkapkan bahwa Anda sudah meluangkan waktu sejenak untuk menyelidiki tentang perusahaan, proyek, ataupun orang yang menjadi sasaran pesan Anda.
“Menunjukkan bahwa Anda sudah menghabiskan waktu untuk melakukan penelitian, berarti Anda memberitahukan kepada mereka bahwa Anda sangat serius tentang posisi tersebut,” terang Goldie Chan, pakar personal branding, dikutip.
Forbes
.
Sebutkan hal-hal yang memukau Anda, entah itu nilai-nilai perusahaan, tujuan strategis organisasi, ataupun area keterampilan unggul mereka. Jangan gunakan kalimat-kalimat standar seperti “saya berharap untuk mengembangkan lebih banyak pengetahuan profesional,” jika tidak didukung dengan contoh konkret. Kejujuran serta ketepatan dalam mendeskripsikan minat dapat menjadi aspek penting yang membedakannya dari calon lainnya.
5. Beri penjelasan tentang apa yang Anda tawarkan
Jangan sekadar mengharapkan kesempatan, tetapi tunjukkan apa yang dapat Anda berikan. Sampaikan kemampuan, pengetahuan, ataupun pengalaman kerja yang sesuai dengan pekerjaan maupun bidang yang ingin Anda geluti. Sebagai contoh, apabila Anda mendaftar sebagai magang di departemen riset, jelaskan tentang proyek-proyek akademik atau latihan laboratorium yang telah Anda lakukan sebelumnya.
” Tuliskan secara detail mengenai pendidikanmu, pencapaian-pencapaianmu, serta aktivitas di luar kurikulum. Terangkan bagaimana pengalaman dan ketrampilan mu sesuai dengan pekerjaan yang ditawarkan, sertakan contoh konkret untuk memperlihatkan kemampuanmu,” terang Goldie Chan.
Apabila belum memiliki pengalaman kerja resmi, sebutkan partisipasi Anda di dalam organisasi, panitia acara, atau projek pendidikan. Sertakan juga ketrampilan lembut seperti mampu berkomunikasi, menyelesaikan masalah, atau bekerja sama bila sesuai dengan konteksnya. Ungkapkan aspek-aspek yang memberi nilai lebih pada dirimu agar pembaca surat menganggapmu secara serius.
6. Sampaikan tujuan serta permintaannya secara tegas.
Tamat konten surel dengan menyatakan tujuan secara jelas dan singkat, hindari bertele-tele. Sampaikan harapanmu untuk diberi kesempatan melakukan praktek kerja atau diskusi lebih dalam tentang kemungkinan bergabung di perusahaan tersebut. Hanya gunakan frasa yang tegas dan aktif; misalnya “tolong dipertimbangkan” mungkin kurang efektif karena dapat menimbulkan keambiguan.
Sebaliknya, cobalah menyatakan: “Saya amat ingin mendiskusikan peluang internship dalam divisi ini.” Sertakan beberapa kata yang menunjukkan keinginan Anda bertemu atau menjalani sesi wawancara pendek. Sebuah kalimat penutup yang tegas akan membantu pihak lain merespon seperti yang Anda inginkan.
7. Sertakan CV (dan surat lamaran apabila diperlukan)
Saat Anda mengirimkan surel permohonan prakerin, pastikan untuk melampirkan Curriculum Vitae (CV) paling baru. CV merupakan ikhtisar singkat tentang pengalaman, pendidikan, serta keahlian yang dimiliki, oleh karena itu sangatlah vital agar data di sana selalu akurat dan mutakhir.
Apabila Anda mendaftar untuk suatu jabatan tertentu yang dicantumkan secara khusus pada website atau pengumuman, sebaiknya sertakan juga surat aplikasi kerja yang sudah dirancang sesuai dengan posisi itu. Surat lamaran yang dibuat secara pribadi dapat mengindikasikan bahwa Anda sungguh-sungguh dan telah memahami tugas serta nilai-nilai dari perusahaan tersebut.
Ke dua dokumen tersebut bertujuan untuk meningkatkan citra profesional pada surel yang Anda kirim. Periksa bahwa lampiran yang disertakan sudah menggunakan nama file yang terstruktur dengan baik dan jelas supaya dapat diidentifikasi dengan mudah oleh penerima.
8. Selesaikan bagian terakhirnya dengan kata-kata yang menunjukkan kesopanan.
Penutup email yang sopan mencerminkan etika dan penghargaan terhadap waktu penerima. Gunakan kalimat apresiasi seperti “Terima kasih atas perhatian dan waktunya” atau “Saya menghargai pertimbangannya.” Kamu juga perlu menghindari penutup yang terkesan memaksa atau terlalu santai, karena ini adalah komunikasi profesional.
Setelah kalimat penutup, akhiri email dengan salam penutup formal seperti “Hormat saya,” diikuti dengan nama lengkapmu. Format ini menunjukkan bahwa kamu tahu bagaimana berkomunikasi secara profesional dan juga membangun kesan yang baik.
“Gunakan paragraf penutup untuk menegaskan kembali antusiasme kamu terhadap kesempatan magang, sekaligus menunjukkan keinginan tulus untuk memberikan kontribusi nyata bagi perusahaan,” jelas Goldie Chan.
9. Periksa ejaan dan tata bahasa sebelum mengirim
Sebuah kekeliruan dalam pengetikan atau penggunaan tata bahasa dapat menjadikan email Anda kelihatan terburu-buru dan tidak memperdulikan rincian, hal ini mungkin menciderai citra profesional yang hendak Anda bentuk. Sediakan sedikit waktu untuk meninjau kembali pesan tersebut secara teliti sebelum dikirimkan.
Pastikan tanda baca, ejaan kata, gelar, serta struktur paragraf sudah benar. Bila dibutuhkan, jangan ragu mencari masukan dari sahabat atau dosen Anda guna meninjau ulang pesan elektronik itu. Beberapa alat pendeteksi kesalahan tata bahasa layaknya Grammarly ataupun Typoonline dapat menjadi asisten berharga di sini. Sebuah surel bebas dari cacatan bisa mendorong pembacanya lebih menghargai konten dan maksud positif dalam surat Anda tanpa diganggu oleh ketidaktepatan formal.
10. Pakai alamat surel yang bersifat profesional
Alamat surel merupakan elemen awal yang diperiksa oleh pihak penerima, sehingga penting bagi Anda memilih satu dengan nuansa profesional. Sebaiknya, manfaatkan struktur yang menyertakan identitas lengkap seperti namadepan.namabelakang@surel.com. Lebih baik lagi jika menghindari penggunaan alamat elektronik yang kelihatannya santai, konyol, atau tak berhubungan sebab ini dapat menurunkan tingkat kepercayaan atas komunikasi Anda.
Apabila nama pilihanmu telah diambil, tambahkan beberapa digit angka kecil atau huruf depan sebagai pengganti, asalkan tetap tampak rapi dan profesional. Memilih alamat surel dengan benar merupakan hal sederhana namun cukup berarti untuk mengukuhkan reputasi dari tahap percakapan pertama kali dilakukan.
Dengan menerapkan saran-saran diatas, Anda bisa belajar menulis dengan lebih baik.
email permintaan magang
Yang tak sekadar efisien namun juga menggambarkan profesionalitasmu. Ingatlah, surel merupakan salah satu metode awal bagi Anda untuk memberi impresi, oleh karena itu pastikan bahwa tiap frasa yang kalian gunakan mencerminkan niat ingin menuntut ilmu serta menyumbang.
